Правила, способствующие экономии времени и сил

Экономия нашего времени – залог успешной жизни. Если все чаще сам себе задаешь вопрос: «Почему все успевают, а я нет?», то следует сесть и проанализировать свой день. Вроде бы дел выполнено немало, но столько же пришлось переносить. Чтобы разобраться с эффективностью своей жизнедеятельности следует изучить техники и правила экономии времени.

Насколько эффективно используется время

Экономия времени открывает новые возможности для реализации своих планов и достижения целей. Как понять насколько эффективно используются минуты, часы, дни? Экономия личного времени начинается с анализа текущей ситуации.

Для этого применяется простой инструмент – «снимок» дня, который ведется 3-5 суток. Преимущества этого способа в отображении четкой картины действительности.

Для этого каждый вечер заносятся планы на следующий день. Для аналитики лучше фиксировать максимальное количество дел с привязкой ко времени. В течение следующего дня оперативно заносить отметки о выполнении.

Вечером анализируется сложившаяся ситуация. Как правило, планирование уже позволит сэкономить значительное количество времени. Оно послужило напоминанием, поэтому в суете не забылось ни одно из дел.

Существуют специальные программы для планирования времени, которые можно установить на свой компьютере или мобильный телефон.

Техники экономии времени позволяют четко определить проблемные зоны, которые мешают эффективности его использования. К основным негативным поглотителям времени относят:

1. Ожидания. Чаще всего зависят от внешних факторов: пробки, ответ клиента, начальства, очереди, включение техники.
2. Отвлечения. Зависит от самого человека: посмотреть фильм, посидеть в интернете, соцсетях и т. д.
3. Прерывания. Влияние внешних факторов: незапланированные звонки, разговоры с коллегами по рабочим моментам и т. д.
4. Откладывания на потом. Нередко на работе и в быту приходится выполнять неприятные дела. И почему-то всегда находится причина их отложить. В результате такие дела переносятся на следующий день. Это грузом ложится на плечи и не дает сосредоточиться на других задачах.
5. Подготовка. Внутренняя настройка на переговоры, телефонный звонок. В быту это внутренняя борьба со своей ленью, чтобы убраться, помыть посуду. На это тоже уходить много времени.
6. Скрытые поглотители. Они обусловлены нерациональным планированием. Много времени отдается мелким неэффективным делам, а на существенные уже не хватает сил.

По истечении нескольких дней следует сделать расчет экономии времени. Если отказаться от всех выявленных поглотителей, то полученный результат поразит масштабом.

Планирование

Технология экономии времени заключается в эффективном использовании всех ресурсов человека. Поэтому перед постановкой планов стоит задуматься, какую соизмеримую пользу принесет то или иное действие. И тут встает вопрос – какую цель преследует человек, пытаясь освоить приемы экономии времени?

Целеполагание – один из важных моментов планирования.

Именно выделение важных конкретных целей позволяет правильно ставить перед собой задачи для выполнения. А дальше по пути ранжирования от главного к второстепенному формируется список дел.

Есть золотой принцип Парето: 80% результата дают 20% дел, остальные 20% результативности дают 80% дел.

Следует это учитывать и при планировании делать упор именно на 20% задач, которые принесут 80% продуктивности. Остальное определить как второстепенное.

Задумайтесь, насколько серьезная экономия времени будет достигнута за счет внедрения в жизнь этого принципа.

Способы экономии времени

Правила экономии рабочего времени и в быту можно разложить на несколько пунктов:

1. Планирование на бумаге, а не в уме. Нет смысла засорять мозговую активность на постоянное продумывание действий на день, неделю, месяц. Проще каждый раз заносить новое дело в ежедневник или программное приложение. Тем самым освобождается внимание на текущие действия, что позволяет исполнять их эффективнее и быстрее.
2. Временным поглотителям сказать «нет». Освободившееся время лучше потратить с пользой. Пусть это будет активный отдых, который восстановит здоровье или самообразование, хобби.
3. Концентрироваться на главном. Мелкие дела, не приносящие пользу, лучше убрать из жизни или делегировать другим коллегам, а в быту остальным членам семьи.
4. Отказаться от планирования с запасом. Экстремальная экономия времени достигается за счет резервирования минимального периода на выполнения любого дела. Интенсивность действий сэкономит значительное время и принесет моральное удовлетворение.
5. Эффективная экономия времени на работе достигается за счет замены личной встречи с клиентом, коллегой, поставщиком на телефонный звонок. Можно выиграть дополнительные 1-2 часа в день.
6. Поглотитель «ожидание» использовать, как время на подготовку к другим делам. Или заполнить мелкими несложными действиями. Этот способ значительно увеличит продуктивность.
7. Освободить голову от негативных мыслей. Диалог с самим собой пользы не принесет, а концентрацию и работоспособность снизит. Какие неприятности бы не постигли – это явление временное и его можно преодолеть, уйдя с головой в работу. Такой метод достаточно эффективен, но требует применения усилий над собой.
8. Сложные цели, дела разложить на более мелкие задачи. Простота действий поможет быстрее достичь основной цели.
9. Проблема экономии времени может возникнуть и в момент подготовки, внутренней настройки на выполнение той или иной работы. Не следует слишком долго размышлять, что будет, если я перенесу это дело на более позднее время или если я выполню его так, а не этак. Такие внутренние диалоги отнимают большое количество времени, которое можно было потратить с пользой.
10. Компоновать дела по блокам. Однотипные действия, связанные с тем или иным местом, людьми, лучше выполнять в один промежуток времени. Экономия достигается за счет отсутствия лишних передвижений.
11. Настроить себя на активное действие. Выполнять больше дел.
12. Отводить время на полноценный отдых. Не забывать про сон (7-8 часов), про хобби, отдых с семьей. Делать кратковременные перерывы на протяжении всего рабочего дня по 5-30 минут. Чрезмерный экстрим чреват последствиями: переутомлением, усталостью, снижением концентрации и эффективности работы.
13. Работа в режиме многозадачности. Четко составленный план на день позволяет выполнять значительно больше дел. Существуют компьютерные программы для планирования задач, которые упрощают этот процесс.

Перечисленные советы по экономии времени эффективны на практике, а не в теории. Хочешь изменить жизнь, начни действовать.

Преимущества от экономии времени

Применяя принципы экономии времени на практике, достигают следующих положительных моментов:

1. Экономический эффект. Управление личным временем дает возможность для самообразования и самореализации, что позволяет повысить свою квалификацию или поменять работу на более денежную. Или собрать капитал и открыть свой бизнес. Наладив управление отойти от дел.
2. Саморазвитие. Появившееся свободное время можно отдать на самообучение или посещение дополнительных курсов. Например, иностранного языка.
3. Возможность больше отдыхать и проводить время с семьей. Расстановка приоритетов на работе и дома повышает эффективность жизнедеятельности. При меньших временных затратах производительность растет.
4. Иметь четкий план действий в любой кризисной ситуации. С опытом скорость принятия решений будет возрастать.
5. Способы экономии времени применяются с успехом и в быту. Самоорганизация позволяет успевать делать больше за короткий промежуток времени.

Важным моментом является то, что принципы экономии времени – универсальны. Не зависят от пола, возраста, социального положения. Не стоит завидовать успеху других, можно за счет рационального управления своим временем достичь еще больших результатов. Главное — начать действовать, а не откладывать на потом.